周记九 采购与付款内部控制与核算规程设计

主要内容

采购与付款的内部控制要求与内容

采购与付款核算方法的设计

采购与付款业务核算程序的设计

参考资料

1.《基础会计》 第七章 立信会计出版社 20xx年9月第一版 主编 隋英杰

2.《现代企业会计制度设计》 第五章 人民大学出版社 第二版 主编 伍中信

3.《会计制度设计》第五章科学出版社 20xx年8月第一版主编宋艳敏、刘晓东

思考与练习

一、复习思考题

1. 采购与付款业务内部控制制度包括哪些要点？

答：①职务分离制度

②采购的请购单控制制度

③订货控制制度

④货物验收控制制度

⑤入账付款或应付账款控制制度

⑥会计稽核与对账制度

2．采购业务核算的实际成本法与计划成本法各自的优缺点体现在哪些方面？

答：(1)便于考核各类或各种物资采购业务的经营成果，有利于改进物资采购环节的经营管理工作

(2)可以剔除材料价格变动对产品成本的影响，有利于考核车间的经营成果

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(3)可以加速和简化材料收发凭证的计价和材料明细分类账的登记工作 缺点：材料成本计算的准确性相对差一些，因为它起到了平滑采购成本的作用。 适用范围：材料收发业务频繁，且具备材料计划成本资料的大型企业。

3．采购与付款业务核算程序的主要设计内容有哪些？

答：①日常采购计划编制、合同签订程序设计

②临时采购申请程序设计

③材料采购验货付款程序设计

④退货及折让程序设计

4．日常采购计划编制、合同签订程序设计要点有哪些？

答：（1）日常采购计划编制、合同签订处理程序

①供应部门根据生产计划部门的各种生产计划编制采购计划

②采购计划经审核批准后与供货单位签订采购合同

③财务会计部门根据采购计划、采购合同编制财务收支计划

（2）日常采购计划编制、合同签订流程的控制要点

①采购计划须经审核批准后才能签订采购合同

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“国库集中支付”（5-7）月份用款计划表

开支渠道（经费编码及名称-必须填写）：

经费审批人：              填报人：              联系电话：

                                                    填报时间：

填报说明：

(1)本表填报范围指实行国库集中支付的各类经费（经费本或拨款单上盖有“国库集中支付”字样；

(2)“（ ）月份用款”是指实际使用经费的月份，并非填报日期；

(3)“开支渠道”按项目的经费编码和名称填写。

(4)“支付类型”按财政直接支付和财政授权支付分别填列，单笔10万以上的支出必须填报“财政直接支付”。

(5)“计划用款金额” 是指预计使用的经费额度，不得将全年支出或者经费指标一次性申报，一般申报用款额度不超过3个月。

(6)用款计划填报的开支内容必须符合项目预算开支范围，不得填报无预算、超预算的用款计划。

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庐江县政府采购计划表

采购编号：

申请单位：                                                        填报时间：　  　年　　月　　日                联系人：           联系电话：

注：1、本表由采购单位申请，经主管部门审核同意，财政局归口业务股(单位)审核资金来源，送招管办签署采购意见后，由招标采购中心依法采购。2、本表各项内容请认真填写，如内容较多，可另附说明。3、本表所列“单价”应为一般市场价格；“申报资金来源”项填写财政综合预算资金、自筹资金或其他资金。4、本表一式四份，由招管办统一编号并签署意见，县财政局、招管办、招标采购中心和采购单位各留存一份。5、属财政拨款的单位凭经批准的采购计划表、采购合同、验收报告、招标采购中心的付款通知书到财政部门申请拨款。

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采购部

一、材料采购主管

岗位职责：

1、采购员根据《材料计划表》，拟定材料采购数量和规格，经材料部经理审批后，方可通知厂家送货。

2、材料员对合同执行情况进行登记，发现违约现象或影响生产进度的情况时，应立即采取应变措施，并向供应方用书面形式一式两份提出纠正要求，同时报送材料部。

3、出现需修改采购合同情况时，材料员应协助经营部根据《材料计划表》和实际情况在与供应方协商一致的情况下，签订采购合同补充协议，并按原主合同的审批程序报公司相关部门审核批准。

4、项目部急用材料设备需要采购，单价已经年度招标的,项目部材料员可经电话请示材料部经理同意后，直接进行采购，然后补办有关手续。

5、公司材料设备需要采购，不在年度招投标范围内，由材料部信息组进行市场调查，填写《材料购进价格调查参考表》，并送公司各部门会签确定单价和供货厂家才能进行购买。如有急用材料必须经过审批方能采购，审批权限如下：1000元以内公司经理审批；10000元内由材料管线总审批，50000元内由公司总经理审批； 50000元以上原则上经过招投标再进行采购。特殊应急材料：10万元以上由公司各部门材料管线总经理、公司总经理签审定后，上报审批。

二、设备采购主管

岗位职责：

1、负责各种设备采购

2、根据采购部需求开发合格的供应商，不断降低成本

3、根据公司整体计划，负责设备采购项目按时完成

4、了解供应商及市场的情况

5、结合生产部、销售部、市场部的需求和物流部的库存制定相应的原材料及设备的采购计划及预算，撰写相应的采购合同

6、供应商联系，洽谈相关事宜

7、财务部配合协调，尽量降低采购成本

8、对本部门员工制度执行情况负责。

9、对本部门员工的专业知识培训负责。

10、对员工进行严格管理，根据员工表现向公司提出奖励或处罚建议。

财务部

一、财务总监

岗位职责：

1、全面负责本部门各项业务及内部建设、管理工作，负责对部门内部人员考核、培训工作。

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采 购 付 款 制 度

为了统一对采购付款的管理，提高公司整体工作效益， 特制定本制度，望共同遵守。

一、预付款

凡是所有模具开发、固定资产采购、零部件采购、认证等款项的预先支付都必须提交合同书复印件于财务部备案，同时复印件附于经审批过后的付款申请单之后，否则视为手续不齐全，不予安排付款。

其他事项预付款参照前述规定。

二、正常款项支付

1. 除临时性零星小额采购或因客观条件无法由财务统一结算的特殊情况外，采购货款支付由财务部归口管理，统一转帐支付，原则上杜绝以现金的形式支付。

2. 每月初付款计划书提交：

为了提高公司资金使用效率，财务部每月需制订月度资金使用计划。各部门请按下列内容向财务提供各部门资金使用计划。

2.1 采购部向财务部提交采购付款计划书；

2.2 固定资产使用部门的固定资产付款计划每月初由使用部门或经办部门提交给财务部；

2.3 办公用品及其他零星行政设施等开支付款计划每月初由行政部门提交给财务部;

2.4食堂费用（含菜金、调料、用具等）、房租、水电煤开支付款计划每月初由行政部门提交给财务部;

2.5 工资及社保等开支付款计划每月初由人事部门提交给财务部;

2.6 其他部门付款参照上述规定提交付款计划书。

三、模具开发费用的付款规定

1. 二次付款须符合下列条件，才予以安排付款：

1.1 具有首批出货样品确认单：确认单上必须有质量部负责人、产品主管工程师签字后，总经理的签字确认。

2. 尾款支付须同时符合下列条件，才予以安排付款：

2.1合法合规的增殖税专用#5@p已交付给财务并已通过认证合格。

2.2 模具已交付使用。

四、 生产性或其他固定资产付款：

4.1 二次付款条件：

① #5@p已经交与财务。

② 使用部门或相关部门出具验收报告。

4.2 必须在使用至少3个月（具体时限规定在合同中确认）后一切正常情况下予以支付（特殊情况除外）。

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香港某著名酒店采购与付款制度

（一）

第一章 总则

第一条 为了加强对公司采购与付款的内部控制，规范采购与付款行为，防范采购与付款过程中的差错和舞弊，根据国家法规和本公司实际，制定本制度。

第二条 本制度适用于公司所属的各项经营、建设业务的采购，主要包括：餐饮原料采购、一般经营物品采购、工程物资采购、服务采购。

第三条 公司财务部门负责公司内部控制制度的设计和监督，包括采购与付款内部控制制度。

第四条 总经理对公司采购与付款内部控制的建立健全和有效实施以及采购与付款业务的真实性、合法性负责。

第二章 餐饮原料采购

第五条 餐饮原料是指通过加工用来为顾客提供菜品和食品的餐饮主料和辅料，包括蔬菜、肉类、海鲜、调味品、粮食、食用油、奶品等。

购入可以直接销售的、不需要分装的饮品和食品作为商品管理。

第六条 请购提出与审批

1、请购由餐饮部厨房于到货的前一日15时之前提出，填写一式4联（餐饮部、采购部、收货、财务）的餐饮原料采购单；2、采购部根据餐饮原料价格清单确定的价格，审核和完成餐饮原料采购单中各项原料的价格。

3、餐饮原料的请购由厨师长提出，餐饮部经理或者餐饮总监签署，采购部经理复审，酒店总经理审批。

第七条 询价询价与确定供应商

1、资产部为询价的主管部门，会同餐饮部、财务部和采购部对餐饮原料进行询价，制定餐饮原料价格单。餐饮原料价格单每半个月更新一次。

2、餐饮原料价格以市场批发价格为基础，变动范围不能超出市场平均零售价格。

3、询价应采取多方比价的方式进行，在询价的过程中提供相应供应商信息。供应商报价应以书面形式

4、采购部为供应商的主管部门，在资产部询价的基础上，收集供应商的报价、资信、法律文件等信息，作出书面对比报告并提出供应商选择建议。原则上选择三家入围供应商作为合作伙伴。

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一、2月份完成的主要工作

1、完成春节期间各部门备用物资的采购;

2、完成六楼广告霓虹灯、废品和潲水回收的合同拟定及签订;

3、召开供应商协调会，安排春节物资供应工作，保证不影响酒店正常经营;

4、经过市场调查,并通过三家废品收货商报价,确定酒店负一楼废品收货商;

5、完成2月份餐饮餐料的市场询价、定价工作及3月份上半月酒店餐饮餐料的市场询价工作;

6、完成歌舞剧院房屋租赁合同的付款审批手续;

7、召开部门工作会议，传达酒店会议精神，A模针对采购部的相关文件，并将其认真贯彻落实到实际工作中。

8、分类别召开各供应商座谈会,着重听取供应商与酒店合作中存在的问题,并与相关部门及领导协商、制订具体解决办法;

9、初步完善物资价格库的信息，以熟悉掌握采购物资价格动态;

10、完成部门20xx年度目标责任书的草拟、人员岗位核编建议以及xx年x月份部门经营分析等工作;

11、完成PA保洁设备的市场调查及招标邀请;

12、完成锅炉保养合同的谈判;

13、督促各部门按时提交3月份采购计划，以利于降低、控制采购成本。

二、3月份工作计划

序号工作内容目标要求完成时间责任人经办人

13月份餐饮餐料物资的市场询价、比价、定价工作按时完成3月15、30日XX

2日常物资的询价及采购按时完成XX

3PA保洁设备的开标及合同签订XX

4物资价格库、供应商档案的健全按时完成3月x日XX

4各部门月计划采购按时、按质完成XX

5领导交办的工作按时完成XX全体人员

【扩展阅读篇】

工作总结格式一般分为：标题、主送机关、正文、署名四部分。

(1)标题。一般是根据工作总结的中心内容、目的要求、总结方向来定。同一事物因工作总结的方向——侧重点不同其标题也就不同。工作总结标题有单标题，也有双标题。字迹要醒目。单标题就是只有一个题目，如《我省干部选任制度改革的一次成功尝试》。一般说，工作总结的标题由工作总结的单位名称、工作总结的时间、工作总结的内容或种类三部分组成。如“××市化工厂19xx年度生产工作总结”“××市××研究所19xx年度工作总结”也可以省略其中一部分，如：“三季度工作总结”，省略了单位名称。毛泽东的《关于打退第二次反共高潮的总结》，其标题不仅省略了总结的单位名称，也省略了时限。双标题就是分正副标题。正标题往往是揭示主题——即所需工作总结提炼的东西，副标题往往指明工作总结的内容、单位、时间等。例如：辛勤拼搏结硕果——××县氮肥厂20xx年工作总结——

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