公文写作规范

为了加强对外公文写作的管理，进一步规范中心公文写作，特制定本规定。

一、 公文写作排版

（一）标题：正文标题用小标宋体字2号，遇标题过长需换行可按“长、短、长”或“正（倒）宝塔形”排版；一级标题“一、”用黑体字3号；二级标题“（一）”用楷体字3号加粗；三级标题“1．”、四级标题“（１）”均需加粗。

（二）正文：仿宋体字3号，一般每页排22行，每行排28个字（行距为多倍行距1.4倍）。

二、 公文写作格式

（一）眉首：一般由公文份数序号、秘密等级和保密期限、紧急程度、发文机关标识、发文字号、签发人、会签人等要素组成。

1．主体：一般由标题、主送机关、正文、附件说明、成文时间、印章、附注等要素组成。

（１）公文标题：应当准确简要地概括公文的主要内容并标明公文种类，一般应当标明发文机关。公文标题中除法规、规章名称加书名号或特定词用引号外，一般不用标点符号，停顿用空格符或换行。

（２）主送机关：是指公文的主要受理机关，应当使用

全称或者规范化简称、统称；应按其性质、级别和有关规定或惯例依次排列，同性质或级别的机关之间用顿号，不同性质或级别的机关之间用逗号，最后一个主送机关名称后标全角冒号。主送机关一般在标题下空1行、左侧顶格用3号仿宋体字，回行时仍顶格。

（3）正文：是公文的主体部分。正文内容要求准确地传达、贯彻党和国家的有关方针政策精神，完整地表达公文制发单位的意图、意见和要求。正文一般置主送机关下一行，每自然段空2字，回行顶格；数字、年份不能回行。

（4）附件：是正文的附属部分，是补充公文正文内容的材料（包括图表）。公文如有附件应作附件说明，即在正文下空1行左空2字用3号仿宋体字标识“附件”，后标全角冒号和名称；附件如有序号使用阿拉伯数码(如“附件:1.××××”);附件名称后不加标点符号。附件应在公文成文日期之后另起一页与正文一起装订，并在附件左上角第1行顶格标识“附件”，有序号时标识序号（如“附件1”）。附件的序号和名称应与正文之下的附件说明一致。

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最新国家标准公文格式（20##年）

标题（2号小标宋体）

发文对象：（标题下一行顶格，3号仿宋）

X X X X X X X X X X（正文3号仿宋体字）

一、X X X(黑体)

X X X X X X X X X X（正文3号仿宋体字）

（一）X X X（楷体）

X X X X X X X X X X（正文3号仿宋体字）

1.X X X仿宋

X X X X X X X X X X（正文3号仿宋体字）

（1）X X X仿宋

X X X X X X X X X X X（正文3号仿宋体字）

附件：1.X X X(正文下一行右空两字)

      2.X X X

                   单位名称（附件下两行居成文日期中）

成文日期（右空四字，用阿拉伯数字）

   （联系人：……；联系电话：……）（如有附注，居左空二字加圆括号编排在成文日期下一行。）

(说明)1.标题：一般用2号小标宋体字，分一行或多行居中排布；回行时，要做到词意完整，排列对称，长短适宜，间距恰当，标题排列应当使用梯形或菱形。

2.正文：一般用3号仿宋体字，每个自然段左空二字，回行顶格。文中结构层次序数依次可以用“一、”“（一）”“1.”“（1）”标注；一般第一层用黑体字、第二层用楷体字、第三层和第四层用仿宋体字标注。

3.附件：如有附件，在正文下空一行左空二字编排“附件”二字，后标全角冒号和附件名称。如有多个附件，使用阿拉伯数字标注附件顺序号（如“附件：1. XXXXX”）；附件名称后不加标点符号。附件名称较长需回行时，应当与上一行附件名称的首字对齐。

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2014最标准公文格式

NO 00001

秘密★10年（三号黑体）

特急

××××文件（小标宋体字）

×〔2014〕×号（三号仿宋） 签发人：某、某 （只有上行文才需注明签发人）某（楷体）

（下空两行）

标题（2号小标送，梯型或菱形）

（空一行）

×××1、×××2：（主送机关）

××××××××××（正文，一般用三号仿宋_GB2312） ××××××（转发，印发文件类的通知，用三号楷体_GB2312）

一、×××××（一级标题，黑体，作为小标题的句尾无标点）

（二）××××（二级标题，楷体，作为小标题的句尾标点可有可无）

1. ××××（三级标题，仿宋，句尾有标点）

（1）××××（四级标题，仿宋，句尾有标点）

（空一行）

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2014最标准公文格式

附件：1. ×××××××××××××××××××××

×××××××（结尾无标点）

2. ××××××××××××××

（空一行）

发文机关1 发文机关2

×年×月×日

（成文日期下空一行）

（×××××）（附注，一般用于向下普发的公文，对印发、传达范围作说明。）

附件2（三号黑体字，后面无符号，下空一行是正文）

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2014最标准公文格式

（空一行）

标题

正文××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××

抄送送：××，××，××。 （4号仿宋_GB2312）

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附件

公文格式及其标准和样式

一、公文用纸幅面尺寸及版面要求

（一）幅面尺寸

公文用纸。采用GB/T 148中规定的A4型纸，其成品幅面尺寸为210mm×297mm。

（二）版面

1．页边与版心尺寸。公文上白边为37mm，下白边为35mm，左白边为28mm，右白边为26mm，版心尺寸为156mm×225mm。

2．字体和字号。如无特殊说明，公文格式各要素一般用3号方正仿宋-GBK字体，但一些要素明确规定使用其他字体和字号，如密级和保密期限、紧急程度使用3号方正黑体-GBK，签发人姓名使用3号方正楷体-GBK，标题采用2号方正小标宋-GBK，版记中的要素使用4号方正仿宋-GBK。特定情况可以作适当调整。

3．行数和字数。一般每面排22行，每行排28个字，并撑满版心。特定情况可作适当调整（当公文排版后所剩空白不能容下印章或签发人签名章、成文日期时，可以采取调整行距、字距的措施解决，从而使正文和印章处于同一页上）。

4．文字颜色。如无特殊说明，公文中文字的颜色均为黑色。

— 1 —

除发文机关标志、版头中的分隔线、发文机关印章和签发人签名章为红色外，其余文字部分均为黑色。

二、公文格式各要素划分

公文各要素的划分。将版心内的公文格式各要素划分为版头、主体、版记三部分。公文首页红色分隔线以上的部分称为版头（份号、密级和保密期限、紧急程度、发文机关标志、发文字号、签发人）；公文首页红色分隔线（不含）以下、公文末页首条分隔线（不含）以上的部分称为主体（标题、主送机关、正文、附件说明、发文机关署名、成文日期、印章、附注、附件）；公文末页首条分隔线以下、末条分隔线以上的部分称为版记（抄送机关、印发机关、印发日期）。

三、版头

1．份号。如需标注份号（秘密、机密和绝密的公文才需要标注份号），一般用6位3号阿拉伯数字，顶格编排在版心左上角第1行。

2．密级和保密期限。如需标注密级和保密期限，一般用3号方正黑体-GBK，顶格编排在版心左上角第二行；保密期限中的数字用阿拉伯数字标示。一般密级和保密期限之间可用“★”分隔，如“秘密★1年”“绝密★10年”“绝密”、“机密”或“秘密”两字间不空格，保密期限中阿拉伯数字和“年”字也不空格。如果只标密级不标保密期限，“绝密”“机密”或“秘密”两字之间空1字。

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最新国家标准公文格式（20xx年）

标题（2号小标宋体）

发文对象：（标题下一行顶格，3号仿宋）

X X X X X X X X X X（正文3号仿宋体字）

一、X X X(黑体)

X X X X X X X X X X（正文3号仿宋体字）

（一）X X X（楷体）

X X X X X X X X X X（正文3号仿宋体字）

1.X X X仿宋

X X X X X X X X X X（正文3号仿宋体字）

（1）X X X仿宋

X X X X X X X X X X X（正文3号仿宋体字）

附件：1.X X X(正文下一行右空两字)

2.X X X

单位名称（附件下两行居成文日期中）

成文日期（右空四字，用阿拉伯数字）

（联系人：……；联系电话：……）（如有附注，居左空 二字加圆括号编排在成文日期下一行。）

(说明)1.标题：一般用2号小标宋体字，分一行或多行居中排布；回行时，要做到词意完整，排列对称，长短适宜，间距恰当，标题排列应当使用梯形或菱形。

2.正文：一般用3号仿宋体字，每个自然段左空二字，回行顶格。文中结构层次序数依次可以用“一、”“（一）”“1.”“（1）”标注；一般第一层用黑体字、第二层用楷体字、第三层和第四层用仿宋体字标注。

3.附件：如有附件，在正文下空一行左空二字编排“附件”二字，后标全角冒号和附件名称。如有多个附件，使用阿拉伯数字标注附件顺序号（如“附件：1. XXXXX”）；附件名称后不加标点符号。附件名称较长需回行时，应当与上一行附件名称的首字对齐。

附件应当另面编排，并在版记之前，与公文正文一起装订。“附件”二字及附件顺序号用3号黑体字顶格编排在版心左上角第一行。附件标题居中编排在版心第三行。

4.发文机关署名：单一机关行文时，在正文（或附件说明）下空一行右空二字编排发文机关署名，在发文机关署名下一行编排成文日期，首字比发文机关署名首字右移二字，如成文日期长于发文机关署名，应当使成文日期右空二字编排，并相应增加发文机关署名右空字数。

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20##最标准的公文格式

    公文格式分为眉首、主体、版记三部分。置于公文首页红色反线 (又称隔横线)以上的各要素统称眉首；置于红色反线 (不含红色反线)以下至主题词 (不含主题词)之间的各要素统称主体；置于主题词以下的各要素统称为版记。
　　一、眉首
　　一般由公文份数序号、秘密等级和保密期限、紧急程度、发文机关标识、发文字号、签发人、红色反线等要素组成。
　　公文份数序号。用阿拉伯数字顶格标识在版心左上角第1行，采用红色号码机套印。
　　秘密等级和保密期限。绝密、机密的公文应当标明份数序号。公文如需标识密级，用3号黑体字，顶格标识在版心右上角第1行，并且标识密级的两字之间需空1字，如需同时标识密级和保密期限，则两项同用3号黑体字，并且密级在前，保密期限置后，密级和保密期限之间用★隔开。标注密级的同时应标注保密期限。期限不作标注的一般按保密期20年认定，如机密★3年、绝密★长期。
　　紧急程度。紧急程度分为 "特急"、"急件"两种。如需标识紧急程度，用3号黑体字，顶格标识在版心右上角第1行，并且标识紧急程度的两字之间需空1字；如需同时标识密级、保密期限和紧急程度，则密级和保密期限顶格标识在版心右上角第1行，紧急程度顶格标识在版心右上角第2行。
　　发文机关标识。发文机关标识由发文机关全称或规范化简称加"文件"组成，某些特定的公文可只标识发文机关全称或规范化简称，不加 "文件"字样，比如 “函”；“命令 (令)”、“会议纪要”除标识发文机关全称或规范化简称外，还应加上文种。发文机关标识上边缘至版心上边缘一般为25mm；上报的公文，发文机关标识上边缘至版心上边缘为80mm。"函"的发文机关标识上边缘距上页边的距离为30mm。发文机关标识原则上应使用小标宋体字和红色标识，字号以醒目美观为原则由发文机关酌定，但一般应小于22mm×15mm。联合行文时应使主办机关名称在前，"文件"二字置于发文机关名称右侧，上下居中排列。
　　发文字号。由发文机关代字、年份和序号组成。发文字号一般在发文机关标识下2行，用3号仿宋体标注并居中排布。"会议纪要"编号置于"会议纪要"标识之下、红色反线之上正中间。联合行文一般只标明主办机关发文字号。机关代字一般可取机关名称前一个或两个字，但要注意与名称相近的其他机关相区别。年份、序号用阿拉伯数字标识；年份应标全称，用六角括号 "〔〕"括住；序号不编虚位 (即1不编为001)，不加 "第"字。
　　签发人。上报的公文需标识签发人姓名，签发人姓名平行排列于发文字号右侧。发文字号居左空1字，签发人姓名居右空1字;"签发人"用3号仿宋体字，"签发人"后标全角冒号，冒号后用3号楷体字标识签发人姓名。如果是联合行文，则有多个签发人，这时，主办机关签发人姓名置于第一行，其他签发人姓名从第二行起在主办机关签发人姓名之下，按发文机关顺序依次顺排，下移红色反线，并使发文字号与最后一个签发人姓名处在同一行并使红色反线与其距离为4mm。
　　红色反线。一般标印在发文字号之下4mm处，其长度与版心等宽 (即156mm)。
　　二、主体
　　一般由标题、主送机关、正文、附件、成文时间、印章、附注等要素组成。
　　标题。公文标题由发文机关名称、公文主题和文种组成;也可由发文机关、文种组成。公文标题中除法律、法规、规章名称加书名号外，一般不使用标点符号。书写批转、转发、印发或贯彻上级机关发出的公文的标题，应将事由写清楚，而不能只写原文发文字号。在公文处理实践中，人们总结出约定俗成的固定用语，比如下发行政法规、规章的公文标题用 "发布"，下发隶属机关的公文标题用 "批转"，下发上级、同级和不相隶属机关的公文标题用 "转
　　发"等。公文标题一般标识在红色反线下空2行处，用2号小标宋字居中排布。如果字数偏多，需要分行排列，分行时注意不要把各行上下对齐排成等长，更不能将两个字以上的词拆开排在不同行的首尾。中华考试网(www．Examw。com)
　　主送机关。指公文的主要接受机关，应当使用全称或规范化简称、统称。如主送机关较多，则应按其性质、级别和有关规定或惯例依次排列，同性质或同级别的机关之间用顿号，不同性质或不同级别的机关之间用逗号。主送机关一般在标题下空1行、左侧顶格用3号仿宋体字标识，回行仍顶格，最后一个主送机关名称后标全角冒号。向上级请示只写一个主送机关;向下级部门机关发文，如果发送机关少，可将发送机关名称全部写上，发送机关多，可采用
　　"各有关部门和单位"等办法概写。
　　正文。是公文的主体部分。正文应置于主送机关下一行，用3号仿宋体，每自然段左空2字，回行顶格；数字、年份不能回行。引用公文应当先引标题，后引发文字号；引用外文应当注明其中文含义；日期应当写明具体的年、月、日；必须使用国家法定计量单位。文内如果要使用非规范化简称，必须在首次使用全称的同时注明简称，公文中的数字，除成文日期、成语、缩略语等外，一般使用阿拉伯数字。用数字表示多层次结构序数，其标识方法为:
　　第一层用 “一”、“二”、“三”……
　　第二层用 “(一)”、“(二)”、“（三）”……
　　第三层用 “1”、“2”、“3”……
　　第四层用 “(l)”、“(2)”、“（3）”……
　　附件。是正文的附属部分，公文如有附件，应在正文下空一行左空2字的位置用3号仿宋字标识 "附件"，后标全角冒号和名称。附件名称后不加标点符号。如有两个或两个以上附件，则应在附件名称前标明序号，序号使用阿拉伯数字。如：附件：1. x x x x x x2.x x x x x
　　附件应在公文成文旧期之后，另起一页与正文一起装订，并在附件左上角第1行顶格标识 "附件"，有序号时还要标识序号，比如“附件1 ”“附件2”等。如果附件与公文正文不能一起装订，应在附件左上角第一行顶格标识公文的发文字号并在其后标识附件(或带序号)。
　　成文时间。以负责人签发的时间为准。联合行文以最后签发机关负责人的签发时间为准。公文成文时间用汉字将年、月、日标全，"零"写为"0"，一般置于正方右下方，具体的上下位置依章来定，左右位置由字数来定。" 考试用书
　　印章。公文除用 "令"发布行政法规、规章，按照法定程序向同级人民代表大会或其常务委员会提请审议事项的议案和少数函件用领导同志签名章外，均应加盖发文机关印章。联合上报的公文由主办机关加盖印章；联合下发的公文，发文机关都应加盖印章。如需用别的印章代替时，应注明"代"字。单一机关制发的公文在落款处不署发文机关名称，只标识成文时间并加盖印章。成文日期右空4字。联合行文需加盖两个印章时，应将成文时间拉开，左右各空7 字。当公文排版后所剩空白处不能容下印章位置时，应采取调整行距的措施加以解决，务必使印章与正文同处一面，不得采取标识 "此页无正文"的方法解决。
　　附注。一般是对公文的发放范围、使用时需注意的事项等情况的说明，比如“此件发至省、军级”、“此件发至县、团级”等。公文如有附注，一般用3号仿宋体字，居左空2字加圆括号标识在成文时间下一行。请示性公文应当在附注处注明联系人和联系电话。
　　三、版记
　　版记一般由主题词、抄送机关、印发机关和印发时间、份数、反线等要素组成。版记应置于公文的最后一页。
　　主题词。是反映公文主要内容的规范化名词或名词性词组，上行文应按照上级机关的要求标注主题词。“主题词”用3号黑体字，居左顶格标识，后标全角冒号。词目用3号小标宋体字，词目之间空1字。主题词应先标反映公文内容的词，后标反映公文种类的词。一般情况下，一篇公文可标1-5个主题词。主题词之间不用标点分隔，而是彼此间隔一个字的距离。主题词应置公文最后一页的下半部，即成文时间的右下方以及抄送机关的左上侧。
　　抄送机关。应根据公文内容、发文目的相隶属关系严格控制，其排列顺序一般为：上级机关单排一行，党政机关、军事机关、人民团体、民主党派合排一行，人大、政协、法院、检察院等合排一行，其他单位合排一行。公文如有抄送，则在""主题词"下一行，左空1字用3号仿宋体字标识"抄送"，后标全角冒号；抄送机关间用逗号隔开，回行时与冒号后的抄送机关对齐；在最后一个抄送机关后标句号。
　　印发机关和印发时间。印发机关多数不以行文机关名称出现，而只用机关办公室名称。印发机关位于抄送机关之下，占1行位置，用3号仿宋体字。印发机关左空1字，印发时间右空1字。印发时间以公文付印的日期为准，用阿拉伯数字标识。
　　份数。置于印发时间之下，右空3字，用3号仿宋体字和阿拉伯数字标识。
　　反线。版记中主题词、抄送机关、印发机关和印发时间等要素之下分别加一条反线，其宽度等同于版心。
　　公文的用纸格式
　　公文用纸采用GB/T148中规定的A4型纸，其成品幅面尺寸为：210mm×297mm。当前很多单位用幅面为184mm×260mm的纸张，应改过来。张贴公文的大小，可根据实际需要确定。
　　公文用纸天头（上白边）为：37mm±1mm，用纸订口（左白边）为：28mm±1mm，版心尺寸为：156mm×225mm（不含页码）
　　公文的印装格式
　　公文的排版格式，正文用3号仿宋体字，一般每面排22行，每行排28个字。
　　公文的印刷要求是，双面印刷。
　　公文的装订要求是，左侧装订，不掉页。骑马订或平订的订位为两钉钉距钉眼距书心上下各四分之一处。平订钉距与书脊间的距离为3mm~5mm

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公文格式规范标准

一、公司常用对外公文种类及区别

（一）请示。请示是向主管上级机关请求对某项工作或问题作出指示、给予答复、审核批准时所使用的公文。

撰写请示需掌握的三要领：一是详细、准确地写明请示事由。不仅应在标题上写清，还要在正文里写明请示什么问题，为什么要向上级请求。请示事项要专题专文，以便上级及时答复。二是明确提出本单位对解决这一问题的意见，供上级参考。意见要写得有理有据，必要时可引证有关现行政策、规定条文。如单位意见分岐，要分别陈述不同意见内容，并加以分析比较，还可提出倾向性意见，供上级权衡、批复。三是具体提出对上级的要求。包括希望按某个最佳方案批示；由于时间限制，或事态严重，希望上级尽快答复，甚至务请在什么时限内答复；提请上级批复时需要注意或强调的问题，否则可能引起什么不良后果；行文中切勿使用要挟的言辞。

（二）报告。报告是陈述性文件。按内容可分为专题报告、综合报告、总结报告；按时间可分为年度报告、季度报告、月份报告和工作进程报告等。

报告的撰写一般可分为四个部分：一是情况或问题。二是原因。三是建议意见。

（三）函。函是不相隶属单位之间相互洽谈工作、询问和答复问题，或者向有关主管部门请求批准事项时所使用的 1

公文。

函的写作要注意行文简洁明确，用语把握分寸。无论是平行机关或者是不相隶属的行文，都要注意语气平和有礼，不要倚势压人或强人所难，也不必逢迎恭维、曲意客套。至于复函，则要注意行文的针对性，答复的明确性。

二、行文格式标准

1.公文用纸：A4印刷纸。

2.排版规格：正文用3号仿宋字，段落行间距为单倍行距，上下页边距各为2.5公分，左页边距为2.9公分，右页边距为2.5公分，一般每面排22行，每行排28个字。

3.装订要求：公文应左侧装订，骑马订或平订的订位为两钉钉锯外订眼距书芯上下各1/4处。

4.发文字号：发文字号在发文机关标识下空2行，用3号仿宋体字，居中排布。

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