关于接待外国客户来访注意事项

一、前期准备阶段：

了解客户情况，对客户做分类为意向客户、代理、意向代理，意向客户也分为一般客户、重要客户，根据情况对客户制定不同的谈判方案。

了解客户国家、是否有交流障碍，有无随从翻译，来访人数，有无特殊禁忌等信息。 对客户的需求在来访之前务必清楚了解，意向客户来访前调查清楚客户公司规模、生产产品、竞争同行是哪家公司，对我司产品与同行产品做一个全面细致的对比、以备客户来访时清晰的向客户展示我司产品与同行相比有的优势以及能给客户带来的实际效益。 根据事先掌握的信息，详细制定洽谈方案（包括参与人员名单）

二、行程安排及现场布置

1. 如客户需要，根据客户条件及重要程度帮助其定好酒店。

2. 客户到达之前必须先去前台打上欢迎辞

3. 重要客户特别检查咖啡茶水，并可提前准备一些水果以供招待。

4. 客户到公司之前需将会议室布置好：所需资料（样本等）、纸、笔摆放整齐；提前安装好投影仪并选好文件，打上欢迎词。

5. 着装：接待客户时必须注意气质形象，原则上接待客户时一律需穿着西装，同时平时也应注重内在气质的培养（自信、熟练）。

6. 业务人员同事间可灵活帮忙接送，以提升业务经理的威信。

7. 重要客户提前制作来访日程行程单，接机时交与客人。

三、参观工厂

1. 参观前，给来访者下发公司介绍小卡片（计划中，印上公司加工中心等介绍内容）。

2. 带客户参观工厂时，参观顺序应是先从精工车间到装配车间，带客户看机器从零件到整机的完整过程。（向工厂建议在马扎克、东芝、五面龙门加工中心边放置大屏幕循环播放加工中心介绍）。在给客户做介绍时，可结合公司印制小卡片上内容给客户更深的印象。

3. 客户团体人数较多时，业务人员随身携带导游用随身话筒以便每位来访客户都能接受到详尽的介绍。

具体参照公司另行下发的《来访客户参观指引》

四、洽谈

1. 根据自身技术水平及客户的情况决定是否需要公司技术人员配合陪同共同谈判，必须事先预约好，避免客户到公司需要咨询技术人员。

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欢迎词

欢迎词是在接待迎送宾客开始时对其光临表示欢迎的致词。

格式：１.称谓。

２.向出席者表示欢迎、感谢和问候。

３.概括已往取得的成就以及变化和发展。

４.放眼全局，展望未来。

５.结尾再一次表示感谢。

范例：

欢迎董事长亲临指导

尊敬的ＸＸＸ董事长先生，尊敬的贵宾们：

ＸＸＸ董事长先生与我们合资建厂已经两年，今天亲临我厂对生产技术、经营管理进行指导，我们表示热烈的欢迎。

两年来我们感到高兴的是，我们双方合资建厂、生产、经营管理中的友好关系一直稳步向前发展。 我应当满意地指出，我们友好关系能顺利发展，是与我们双方严格遵守合同和协议、相互尊重和平等协商分不开的，是我们双方共同努力的结果。

我相信，通过这次ＸＸＸ董事长亲临我厂进行指导，能进一步加深我们双方相互了解和信任，更能进一步增进我们双方友好合作关系的发展，使我厂更加兴旺发达。

最后，让我们以热烈的掌声，向董事长表示欢迎！

建立商务关系函

先生：

在《化学》杂志上看到贵公司的名称及地址，我们非常希望与您建立商务关系。本公司为化学产品数一数二的出口商之一，在50年的商务经验中具有良好的信誉。我们确信，您对我们的服务及货物的完美品质甚为满意。如果贵公司对我们的信用需进一步了解，请直接洽询第一银行。

盼尽快回复。

您真实的朋友

涉外信函的格式、称呼、敬语

各构成要素在信中的排列如下:

Letterhead 信头

Reference Number 案号

Date 发信日期

Inside Address 封内名称及地址

Particular Address 特定收信人名称住址

Salutaion 称呼

Letter Subject 信件事由

Body 信文

Complimentary Close 结尾敬语

Signature 署名

Reference Notation 经办人

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商场对顾客的欢迎词

你的满意，是我们一生所追求的动力。

1.亲爱的顾客朋友

你好，欢迎光临xx百货，感谢你一直以来对本商场的关爱与惠顾。xx百货的成长离不开你的关爱和支持，为答谢你对xx的厚爱，我们将延续“无需会员卡，享受超低价。”这一经营宗旨。时刻让你感受购物的实惠，你的每一次批评都是我们不断进取的动力，为此，我们将以实际行动努力。做到“没有最

好，只有更好的服务”来满足你的需要。在此，xx百货全体员工祝你购物愉快。

2.亲爱的顾客朋友

你好，欢迎光临xx百货。感谢你一直以来对xx百货的支持和厚爱，你的宝贵意见是xx百货全体员工不断努力的方向，我代表公司全体员工对你的光临表示真挚的感谢，xx百货将一如既往地为你营造一个舒适。清新。典雅的购物环境。以诚信。实在。细致。周到的对待理念。竭诚为你服务。在此xx百货全体员工祝你购物愉快。谢谢。

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xx同志：你好！

首先我代表公司全体同仁对你的到来表示最热烈的欢迎！衷心希望你们在全新的工作环境中，创新向前、不断追求，推动公司发展，实现个人和企业“双赢”的目标！

xx企业是一个充满活力和希望的群体，你面临的是充满挑战与机遇的工作。在这里，我们应共同珍惜眼前共事的时光，有温暖、有激情、有体谅、有幽默，因而对人生和事业充满信心，我们应该这样逐步成长。

公司是提供了个人发展的平台，每位员工，都能做到用无言的默契，用沟通的心灵，用灿烂的笑容，用理解的目光去发展；全身心地投入毕生的精力和才智，回报我们共同的家。相信自己，相信公司，相信我们共同的家。

从今天起，xx同志已成为这个企业的一名成员。在市场畅销的大好形势下，我们迎来了前所未有的发展机遇。你们的到来，为公司的发展注入了新鲜的血液、增添了新的动能。这是公司之福，也是你们个人成长发展的重要契机。

从事任何工作，既要有热情，更要有头脑；既要能苦干，更要会巧干。在此，我提几条建议供你参考。

要适应新的环境

尽管我们生长于不同的环境、毕业于不同的学校、不同的专业，但我们的目标是一致的，都是为了适应社会的需要，最终实现自身的人生价值。既来之，就要去适用新的环境、新的生活。希望你不仅在生活、工作上适应，在思想上也要适应。你们有时会感到公司没有你想象的公平。要知道，生活的评价，是会有误差的，真正绝对的公平是没有的。但在努力者面前，机会总是均等的。要承受得起委屈。没有一定的承受能力，今后如何能顶大梁？一个人的命运总是掌握在自己手上的。要深信，在公司，是太阳总会升起，哪怕暂时还在地平线下。

树立主人翁意识

当你们进入公司那一刻起，你们就成为了公司团队中的一员。尽管大家现在只是一名普通的员工，但公司兴亡你我有责。所以希望大家在这个新的集体中，充分发挥主观能动性，积极创造，勇于探索，努力培养自己独立完成任务的能力。当发现公司的管理和运营有不尽如人意处时，不要停留于抱怨和发几声牢骚，要深入实际认清情况，提出务实可行的解决问题的建议和方案。

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客户来访需要和客户沟通的问题：

1. 来中国多久？How long will you stay in China?

2. 来我公司多久？具体几点来？几点走？航班号 How long would you like stay with us? May I know your flight number?

3. 从哪儿接客户？什么时间接客户？约定时间？Where and when would you like us to pick you up?

4. 客户在中国的联系方式？May I know the phone number to contact you in China?

5. 几个人来? Are you coming here alone?

6. 访问计划？想看什么设备？想谈那些内容？May I know your visiting plan? What equipments do you want to see and what would you like to discuss with us?

7. 酒店安排：would you like us to book hotel for you?

8. 告知客户天气情况

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尊敬的各位来宾，××的新老朋友们：

大家上午好！

非常欢迎您能够参加今天在这里举办的“迎中秋××新老朋友联欢会”活动，值此中秋佳节到来之际，首先请允许我代表××集团和全体××同仁，对参加此次活动的各位嘉宾和顾客朋友们表示最衷心的感谢和最热烈的欢迎。

在这个丰收喜悦的季节里，××也已走过了××个年头，在这××年里××的每一步成长都离不开您的支持，××的每一项荣誉都融入了您的真情与厚爱，在这里我们怀着一颗感恩的心感谢你们，感谢这么多年来一直都在关注着××，支持着××的伯伯阿姨们，××人就像您的儿子、女儿一样被您支持着、爱护着，而我们××人也一定会尽到做儿女的责任，把××的事业做的更大、更强！更会把潍坊中老年人的健康作为自己的头等大事来做。一定不会辜负鸢都父老对潍坊××的期望！

再过几天就是一年一度的中秋佳节了，月已圆，人欢聚，同举杯，共欢庆！家乡明月爱无限，它乡皓月也多情！齐欢唱，同颂今宵明月！

借这个机会我也代表××这群孩子祝伯伯阿姨们合家欢乐、生活美满、天天快乐，年年健康！谢谢！

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