职场新人秘笈——关于邮件

1.公司邮箱不是私人邮箱

每个人工作之前基本上都有电子邮箱，比如说我，基本上大网站的邮箱我都有，从163到yahoo，从sina到tom，一应俱全。

但是，工作之后分到的个人邮箱不能拿来当私人邮箱用。比如在注册一些网上会员的时候，不能使用自己公司的邮箱当做自己的联系邮箱，因为容易泄露公司信息和你的个人信息。也尽量不要用公司邮箱发送私人的信件。再者，大量外界垃圾邮箱的涌入，不说造成公司邮箱服务器有问题，单就对于你自己，天天被判接受那些垃圾邮件就有够受的，因为公司的邮箱一般过滤系统都不发达。

公司邮箱发出的信件，在公司服务器上是可以被查阅的。不过是opsit部门懒得理你罢了，只要人家想看你的邮件，分分钟都能看到。如果你用公司邮箱发私人信件，又包含什么隐私的话，那就糟糕了！后果只能自己吞。而163等私人邮箱例外，那些邮箱是保证个人信件不被外界查阅的，否则就是犯法。

像某些公司，公司邮件系统直接过滤包含“简历”、“离职”、“回扣”等的邮件，这些被截获的邮件很可能会摆在你的高级上司的桌前，如果你发了这样的邮件，接下来，你就等着被罚吧。

所以，在做私人事情的时候，还是使用私人邮箱最好。

2.关于邮件中的客套话

刚入职那会，为了表示对前辈的尊敬、或者谦逊等，在邮件开头会有一些问候性的话语，这不见得是坏事，关键要看公司的文化氛围，如果公司文化史干练或者强悍的，那么以上的东西就不必要，直接一个“hi”然后写出邮件要点即可；如果是名企或者国企、事业单位，那么客气客气反倒是一种更优的选择。

至于结尾，一个“谢谢”大抵可以了，如果加上“此致敬礼”，除非是国企或者事业单位等等级比较严格的地方，否则应该是不用了。

例如我求xunxin同学帮我跑一批数据，我会写

“hi xunxin

能帮我跑一批listhunter的数据么？L要100个，T要100个；同一个host下数据最多3个。文件格式给txt的，其他没要求。下午3点要。

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大家上午好！

今天，局领导光临我公司，检查指导我公司的工作，对此，我代表公司所有干部、员工表示热烈的欢迎。

下面，我代表公司总经理室简单向各位领导汇报一下公司的情况，以及今后的一些工作打算。

一、公司从20xx年开始，在各级领导的关心和关爱下，在公司所有员工的共同努力下，公司资质开始了极大地变化。到目前为止，房屋建筑、市政公用建筑装饰、装修、环保工程专业承包工程都已达到了总承包一级。同时，也拥有了水利水电工程、城市园林绿化、体育场地设施专业承包、城市及道路照明工程四个二级。通过这几年努力，公司已成为一家多功能、综合型的国家建筑施工总承包一级企业。优质的业务资质平台，为我公司创造了良好的发展空间。

二、20xx年，我公司遵照县委、县政府以及县建管局的工作安排，着重研究分析了当前建筑市场状况，也认真学习了县建筑行业的十二五规划，有针对性地推出了近五年我公司的发展目标：1、增资。2、成立集团公司。3、通过五年努力，完善内部管理体系，向上市公司迈进，最终达到上市的目的。

三、20xx年，我们公司的定位是规模发展年和基础管理年，按照年初的工作计划，着重做了以下几方面的工作：

1、拓展市场，实现规模的发展，今年内我们的目标是承揽业务20个亿。到目前为止，已经完成14个亿。

2、人才的培养与引进。我们深刻认识到，商品经济时代，竞争已渗透到各行各业，已经处于白热化，市场的竞争说到底是人才的

竞争。今年，我们不但引进了多名专业技术方面的人才，而且，也引进了多名后援部门的管理人员，充实了公司的后援管理力量。

3、完善、健全内控管理体系。

制度建设

（1）内控制度建设：出台一系列行之有效的内控制度。

（2）生产安全等方面的制度建设。

出台了工程项目施工管理等八项制度

4、企业文化建设

通过企业文化建设，谋求公司的行为规范，确立正确的人生价值观。

是一家刚刚起步的公司，面临的问题和困难很多。具体表现在基础管理薄弱，专业技术力量缺乏，市场应变能力欠缺，人才队伍不足，公司整体实力不强，所有这些，都制约着公司的发展。因而，也衷心希望各位领导针对我们发展型的公司予以更多的支持与关爱。

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萬海工作彙報

文件部

一、文件部工作分配

MINNIE-外運、遠東、恒隆并負責培訓daisy

IRISH-外代、中藝、申蕪港聯

ALINA-眾誠、遠洋以及BOOKING的錄入和修改、預錄入資料的收集和發送

二、與其他部門聯繫

(一) Inside

艙單錄入修改后交由各自負責的INSIDE核對運費，完成后方可將資料發送TPE

（二） 財務

每月月底協助財務對賬

三、文件工作流程

（一）

（二） BOOKING 的錄入、修改與更新 中轉報關預錄入資料流向

WAN HAI SHA海關EDI部門

（三） 提單制作：

A）shipper與簽單代理確認提單內容

B) WHL文件部門確認簽單令

C) 代理根據簽單令簽發提單給shipper

D) 艙單資料錄入系統並發送台北

（四） 提單的簽發工作：

A) 信息錄入系統核對無誤后蓋章傳真簽單令給代理

B) 收集簽單后的提單工作

（五） 發送TPE后文件後續工作

A) 電放

B) 異地放單/異地換單

C) 改單

D) 非運費C/M的跟蹤

（六） 大船離崗后的文件工作

A) 發送cargo list

B) 異常核銷的處理

（七） 文件客戶服務

A) 對外客戶服務(代理/客戶)

B) 協助營業解決trouble case

C) 協助財務兌帳

D) 聯系和回復相關mail

（八） 文件相關統計

A) 每個月末統計提單使用量

B) 每季度提單數量的申請

（九） 文件資料的管理

A) 歷史預錄入資料的管理

B) 歷史訂艙單的留底

C) 歷史運費單單的留底

D) 歷史cargo list的留底 E) 各種保函的留底 F) 其他資料的留底

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怎样汇报工作

汇报的技巧

一次好的工作汇报，能让上司肯定你的成绩，对你另眼相看

1）调整心理状态，创造融洽气氛

2）汇报工作必须讲重点，讲上级领导想知道的重点，讲上级领导最关心的重点。汇报重点工作，一定要有做法、有成效、有经验、有体会，让领导听了后，有所收获，有所启发。

3）善于挖掘、善于归纳、善于总结亮点，具有指导意义和示范作用的好经验和做法

4）汇报焦点问题，特别是那些影响或制约基层单位长远建设和发展，并带有一定倾向性的问题。

5）汇报困难。汇报的困难，必须是自己无法解决的重大困难，也是最迫切的问题。汇报一、二个事关单位发展的重大困难，做到少而精，并必须讲清楚这一、二个困难对单位长远发展甚至大局的影响，这样就可以引起上级领导的重视，容易得到解决。

6）以线带面，从抽象到具体

汇报工作要讲究一定的逻辑层次，不可“眉毛胡子一把抓”，讲到哪儿算到哪儿。一般来说，汇报要抓住一条线，即本单位工作的整体思路和中心工作；展开一个面，即分头叙述相关工作的作法措施、关键环节、遇到的问题、处置结果、收到的成效等内容。这种正所谓“若网在纲，有条而不紊。

7）及时汇报不好的消息。对不好的消息，要在事前主动报告。越早汇报越有价值，可以及早采取相应的应对策略以减少损失。遵循这样一个原则：尽量在上级提出疑问之前主动汇报，即使是要很长时间才能完成的工作，也应该有情况就报告。领导是否认为工作是按计划进行的？如果不是，还要作出什么调整？这样，在工作不能按原计划达到目标的情况下，应尽早使领导知道事情的详细经过，就不至于被责问了。

8）全权委托的事也要报告。在上级已经把事情全权委托给你办的情况下，不仅要和领导仔细讨论各种问题，请示相关情况，而且还要及时汇报各种相关事宜。

9）工作时要先说结果，再谈经过，书面报告也要遵循同一原则。这样，汇报时就可以简明扼要，节省时间。

10）汇报工作要严谨。在工作报告中，不仅要谈自己的想法和推测，还必须说出正确无误的事实。如果报告时态度不严谨，在谈到相关事实时总是以一些模糊的话语，如“可能是”、“应该会”等来描述或推测的话，就会误导领导，不利于领导作出有产而正确的决策。所以在表明自己意见的时候，最好明确地说“这是我的意见”，以便给领导留下思考空间，这样对已对领导都会大有裨益。

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主动汇报自己的工作情况

在职场中打拼，不管工作成效的好坏，都不要在老板问起时才汇报，这样的态度很糟糕。工作汇报应该是随时进行的，尤其是发生变动和异常情况时更应及时汇报，这是员工的天职，也是常识。

有些人总是要在老板问起："那件事进行得如何了？"时才会汇报，这样显然是不行的。作为一名下属，要尽量在老板提出问题之前主动汇报，即使是要花费很长时间才能完成的工作，也应该在中途提出报告，让老板了解工作是不是依照计划进行了，如果不是，需要做哪些方面的调整。这样一来，即使工作无法依原计划达成目标，让老板知道经过原委，才不至于有所责难。

即使只出差两三天，在中途也应该以电话向老板汇报工作进行的状况。这样的人自然容易让老板放心，得到老板的重用。

汇报的速度越快越好

汇报的速度越快越好，不管是好消息还是坏消息，都要及时汇报。如果错过了时机，所有的汇报就会失去价值。汇报一迟，老板的判断也跟着迟了，这样一来一定会影响到公司的业务和你的业绩。特别是对于不好的消息，更是越早汇报越好，这样老板才能及时想出对策应付。

大多数的人都喜欢汇报好消息，对于坏消息就迟迟不敢汇报，特别是失败的原因是由自己引起的，那就更不敢讲出来了。其实遇到这种情况时，绝对不可以隐瞒，如果一拖再拖也许会真的一发不可收拾，导致最严重的后果。

汇报对接受指示、任务的人来说，是一种应尽的义务。汇报的好、坏、也会使一个员工的评价受到影响。

无论从哪一个方面说，不及时汇报的人都不是老板所喜欢和器重的人，这样的员工也是难以取得成功的。

主动汇报的好处

在你准备一件事时，应提前向老板作一下汇报，在做事过程中为了不让老板忘掉，可以不断地汇报工作的进展情况，老板肯定会认为你是一个很有头脑的人。

当你的工作已经取得了初步的成绩，即将进入一个新的工作阶段时，主动向老板汇报自己前一阶段的工作和下一步的打算，是十分必要的。这可以使老板了解你的工作成绩和将来的发展，并给予必要的指导和帮助。如果你不主动汇报，老板就会觉得你工作不称职。

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发工作邮件注意事项

1.首先发和工作相关的电子邮件,可不比给恋人发邮件，是件非常非常严肃的事情。其中利害随着工作时间的增加你自会晓得。

2.邮件标题非常重要，收你邮件的人不一定每封邮件都读的，尤其是老板，只看标题，再选择查看简直是一定的事情。标题该如何写呢？先看几个例子：

［请批示］XXXXXXXXXXXXXXXXXX，来自小钟

［请审阅］XXXXXXXXXXXXXXXXXX，来自市场部

［请回复］XXXXXXXXXXXXXXXXXX，来自小钟

［请参考］XXXXXXXXXXXXXXXXXX，转自新浪科技频道

［请协调］XXXXXXXXXXXXXXXXXX，来自市场部

清楚了吧，在你的标题里，要告诉收你邮件的人:

(1)他需要做什么 (2)邮件的出处在哪

然后就是XXXXXXXX了，XXXXXXX是做什么的呢，当然要一句话概括清楚邮件的内容， 如：关于本月校园推广的方案计划；新产品的上线计划意见咨询

总之，标题需要解决的问题就是，出处＋主要内容＋让对方做什么

3.邮件开始永远要说，“某某您好”，邮件最后永远都要说，“谢谢”，然后署名和日期，或者设置自动签名档。

4.如果是报告、方案，无论给老板，还是给同事，要不给合作伙伴，记得最后说“请审阅”三个字，你一点都不会吃亏。

5.不要总转发有意思的东东给你的同事（邮件组），也许你真正的邮件会被淹没其中，知道“狼来了”的故事吧。

6.多人协作的事情，记得回复（转发）邮件的时候，选择带原文回复，让别人清楚整件事情的来龙去脉。

7.邮件如果带附件，请记得要把附件粘贴上去，尤其是给你老板发邮件的时候，这样的错误一定会犯，但不要犯三次以上。有附件的邮件，请在正文中说明，“ＸＸ在附件中，请查阅”，以告诉别人这是一封有附件的信。

8.需要老板重视或知情的事情，邮件抄送老板。信的标题中要写着收件人的名字，以免你的老板感觉莫名其妙。

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财务部汇报工作

各位领导下午好：

首先感谢公司各位领导对我工作的支持和帮助，不知不觉来公司2个多月了在这短暂的时间里，我也深深的爱上了公司，深知公司是一家综合性多元化发展的公司，并位居同行业中的龙头企业，在这里工作感觉到无比的骄傲和自豪，下面我就把进司以来的工作向领导作以汇报：

一、 财务工作是一份举足轻重的工作，要充分发挥财务人员的作用，首先要具财务人员的职业道德和基本职能，反映、核算和监督。

二、 通过在公司2个多月工作，发现实际工作中存在的问题向领导作以汇报如下：

（1、）物业公司：银雀山小区由小区比较大，人员不稳定，加之内勤人员更换频繁，离职时没有办理交接手续造成账务混乱，很难理清真实欠款，甚至无法查找原始单据，我用了4天的时间和小区内勤对账对账结果显示：

物业费欠款20xx年x月—20xx年x月欠款金额是37256元。

水费欠欠款20xx年x月—20xx年x月欠款金额是 1450元；

安装监控欠款20xx年x月份记账联欠款是 9700元，实际欠款：9600元，原因是其中商业户2-402号欠款：100元，没有#5@p（红联）；

另外：物业费欠款：25户，欠款金额：3654元，无#5@p（红联）没有查明原因下月继续查找。

（2）翔宇小区欠款未收回的有：20xx年x月-20xx年x月欠款金额108916元

（3）富康小区还未统计；

三、下周的工作按排

1、要求各小区内勤人员，建立、建全小区的内部往来欠款明细账，把当月开出的收费#5@p，无论款项收付与否都得记入当月的收入，月底把未收回的欠款户，根据欠款明细登记账簿，用表格的形式作一份欠款人员明细报表，报给公司财务部一并入账。

2、继续查找银雀山小区25户欠款无#5@p（红联）的原因；

3、整理富康小区的欠款；

4、20xx年按新的会计方法处理关联业务；

汇报完毕！谢谢！ 财务部

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