商界人士在使用电子邮件对外进行联络时,应当遵守一定的礼义规范,如何正确使用电子邮件,撰写规范的商务Email,顺利的进行对外联络。下面做详细介绍。
撰写邮件有三种方式:写邮件、回复邮件、转发邮件。
三种方式各有所长,但在撰写格式方面都一至分为四点:收件人,抄送,主题,内容。
一、收件人
1.确认传送讯息的对象,并将人数降至最低。
2.传送电子讯息之前,确认收信对象是否正确,以免造成不必要的困扰和笑话。
二、抄送
1.在必要和确定的情况下,抄送给相应需要知道进展情况的人员(比如项目经理)。
2.一般情况下不要给普通客户抄送。
3.确认抄送讯息的对象,并将人数降至最低,以免造成不必要的困扰和笑话。
三、主题
电子邮件一定要注明主题,因为有许多网络使用者是以主题来决定是否继续详读信件的内容(网络的世界什么都有 广告最讨厌但是带来的收入是相当可观的 呵呵)。
此外,主题要明确、精练与内容相关,表达出对方需要了解的信息,而且可以区分对同一事物的不同信息。让人一望即知,以便对方快速了解与记忆。
四、内容
在线沟通讲求时效,所以电子邮件的内容力求简明扼要,并求沟通效益。一般信件所用的起头语、客套语、祝贺词等,在在线沟通时都可以省略。但称呼,正文,结束,落款/签名四点要尽量完整。
1、称呼
1)如果有收件人的姓名的话,可以让对方感觉更加友好。
2)若知道对方的性别可以用:XX先生、XX小姐、XX女士
3)如果知道对方的身份可以用:XX总经理、XX经理、XX董事长、X总、X董、X经理
2、正文
正文做到主题明确,语言流畅,内容简洁。在撰写正文时还应注意以下几点,以示礼貌和尊重,以免造成不必要的困扰。
1)在撰写英文信函时,只对一两个词进行大写以示强调,全篇都用大写是不礼貌的。在撰写中文的时候,只对部分以示强调的词采用加粗等方式。
2)不要在信件中发泄不满,应面对面的解决。
…… …… 余下全文