公司文件编码管理规定

一、 目的：

为加强管理，提高管理的科学化、规范化，特对涉及公司管理方面的制度、流程、表单、合同以及模板管理方面的文件实行统一编号，实现文件编码唯一性。

二、 编号规则

文件号由主文件号和辅文件号组成，辅助文件号根据需要设置，在 主文件号的基础上制定。主文件号由三部分组成，辅助文件号由二部分组成。示例如下：

□ □ □ □ □

1 2 3 4 5

文件流水号

产生日期

部门代号 文件类别号

公 司 代 号

说明：由1、2组成主文件号；3、4、5组成辅文件号。

主文件号部分

1.公司代号为TN

2.部门代号：用字母表示

ZH-综合办 、AJ-安监部、JS-监审部、CW-财务部、GC-工程部 流水号

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哈尔滨龙运科技有限责任公司

文件编号管理制度

1.目的

确保公司重要文件具有唯一编号，便于文件的识别、追溯和控制，保证公司文件体系有效运转。

2.适用范围

本制度适用于本公司经营管理过程中，所涉及的全部文件的编号、版号以及分发编号的标识管理。

3.总则

1. 凡本公司需进行编号管理的文件、资料，在编号时均应按照本规定的要求接受管理；本规定不适用于党务文件。

2. 由企业发展部负责制订公司文件分类的编号方法，并指导各部门专职人员执行。

3. 根据文件类型和内容进行编号分类，便于科学管理和开发利用。

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4.文件资料、记录编号规则

1 目的

确保对公司文件、资料及记录进行有效控制，便于识别、记录和查询，为文件资料和记录的保管、查阅创造条件。

2 范围

适用于公司质量管理体系要求的文件、资料识别，以及质量管理体系实施过程中有关质量记录的标识。

3 文件的编号与格式

4 质量体系文件编号格式说明

4.1 质量体系文件编号规则

4.1.1 企业代号标识：用企业名称简写的汉语拼音字母表示：

WNO——机动车检测有限公司

4.1.2 文件分类号标识：

QM——质量手册 QP——程序文件

QR——质量记录 QJ——检测作业指导书

QL——管理制度 QS——设备操作规程

QZ——仪器设备自校规范 QH——仪器设备期间核查规程

QT——其它

4.1.3 顺序标识： 此文件在系列文件中的顺序号。

4.1.4 年份号标识：发布此文件的年份编号。

4.1.5 版次编号：对文件进行给修改时需要对修改的次数编号，修改次数的编号以阿拉伯字标识，但需

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FD-ZH-2011-001

关于文件编号及文件管理的通知

公司各部室：

为了更好的服务各部门，加强部门之间的沟通，同时规范文件管理、方便查阅，达到统一标准、提升工作效率，现将文件编号及文件管理的相关事项通知如下：

一、文件编号

公司规定所有需要发放的文件均要编号，以便于管理和查阅，文件编号由综合办负责统一管理，其它各部门不对文件编号进行管理，文件编号以缩写的拼音字母为标识，具体编号规则如下：

文件编号：由风电公司缩写拼音字母打头，依次为发文部门拼音缩写、年代号及该部门具体文件序列号.例如：工程管理部发布该部门的12号文件，则文件编号应为: FD-GC-2011-012

1、综合管理部缩写为ZH 2、经营管理部缩写为JY

3、财务管理部缩写为CW 4、安全监察部缩写为AJ

5、工程管理部缩写为GC 6、物资管理部缩写为WZ

7、机械管理部缩写为JX

二、文件管理

文件管理统一划分为电子文件管理和纸质文件管理两大类，具体要求如下：

1、电子文件管理

电子文件管理是指将收到的所有以电子版形式的文件在各自电脑里按来文部门进行的分类管理，以便查阅。

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巴州泓信石油化工有限公司管理制度

文件编号管理办法

HXSH/WS-ZD-001-1503-0.1

为加强管理，提高管理的科学化、规范化，特对涉及公司管理方面的制度、流程、表单、合同以及体系管理方面的文件实行统一编号，实现文件编码唯一性。

第一条 总则

1. 凡本公司需进行编号管理的文件、资料，在编号时均应按照本规定的要求接受管理；本规定不适用于党务文件。

2. 由企业管理部负责制订公司文件分类的编号方法，并指导各部门专职人员执行。

3. 根据文件类型和内容进行编号分类，便于科学管理和开发利用。

第二条 适用范围

本制度适用于本公司经营管理过程中，所涉及的全部文件的编号、版号以及分发编号的标识管理。

第三条 相关术语

1、质量体系文件指质量手册、程序文件、作业文件、管理文件、质量记录等与质量体系有关的文件。

2、技术文件指产品技术文件、工艺技术文件、检验技术文件、外来技术文件、建设图纸和其它技术文件六大类。

3合同文件指除技术、质量合同以外的配套协议、准时供货协议、各种供方行为规范承诺书、价格协议等配套合同和营销合同等。

4、文书文件指公司行政文件、行政规章、各种请示、一次性的通知等其它与质量体系无直接关联的文件，但以公司级文件颁布的列入公司行政文件类。

第四条 职责

1、企业管理部负责行政文书、各类文件的编号和归口管理。

2、供销部负责合同文件的归口管理。

3、生产部负责技术、工艺以及质量体系文件的归口管理。

第五条 类别及代码

1、公司名称

公司全称：巴州泓信石油化工有限公司

简称：HXSH

2、部门代码

企业管理部 QG 生产部 SC

供销部 GX 财务部 CW

3、日期代号

1

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百英雪司（漳）[综]字(2012)5号文件

ABInBev Zhangzhou Brewery Co., Ltd

关于漳州工厂文件编号管理规定的通知

工厂各部门：

为有效管理公司、部门层级起草的文件（SOP），确保各职责单位

所使用的文件为有效版本，现结合漳州工厂实际情况，特制订漳州工

厂《文件编号管理规定》，具体如下：

该规定自20xx年2月份起生效，请各部门遵照执行。

百威英博雪津（漳州）啤酒有限公司

二〇一二年二月二十日

抄送:工厂厂长、部门经理、副经理、行政主管、各部门资料管理员、

存档

起草：黄爱梅 核稿：宋维仙 会稿：彭明洪 签发：翁兆东 日期：2012.2.20 日期：2012.2.20 日期：2012.2.20 日期：2012.2.20

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**市*****公司

文件编号：Q/GS-4.2.4-01

文件名称：质量记录控制程序

编写：审核：批准：分布范围：总经理 1 份

管理者代表 1 份

工程部 1 份

采购部 2 份

总监 1 份

营销部 3 份

品管部 1 份

生产部 3 份

文控中心 1 份

行政部 1 份

财务部 4 份份

版本号：A/00 发行时间：14-01-29 共2 页第1 页

文件编号：Q/GS-4.2.2 -01 版次：A/00 共3 页第2 页

文件名称：质量记录控制程序

发行时间：14-1-29 修改日期：

1.0 目的本程序文件规定了表格的编制和质量记录（以下简称记录）的标识、收集、编目、归档、贮存、保管、处理以及借阅的管理方法。 2.0 适用范围本程序文件适用于各部门的记录控制。

3.0 职责

3.1 各部门负责统筹表格的编制和控制。

3.2 各部门分别负责本部门记录的控制。

4.0 程序

4.1 表格的编制和标识

4.1.1 所有的记录表格都由各部门根据其工作性质、工作范围和工作目的统筹进行编制或修订。

4.1.2 文控中心制订表格的编码，编码定在表格的右上方，编码包含有公司码、控制码、日期码。

4.1.3 文控中心将已编制或修订好的修订好的表格填写在<表格登记一览表>上，以用于查询表格的最新版本，确保使用的表格是最新的。

4.1.2 记录的收集、编目、归档、保存、处理。

4.1.2.1 各部门定期（根据需要，每天、每月或每年）将相关的记送交相应部门。

4.1.2.2 归档

记录归档原则：

原则（一）是同年同种产品（型号）的同种记录归为同册，不同种记录归为同一档号。

原则（二）是同年同种归为同档号，不同种但记述的是同一事物的记录归为同册。

4.1.2.3 贮存

4.1.2.3.1 收集的是本年记录，各部门负责人按归档原则，把编入同册的记录放在一起，当夹本记录过多时，可按月或按半年的周期将前面

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